2.1 Prosesau sefydliadol

Dylai prosesau sefydliadol ategu a gwella gwaith amlasiantaeth effeithiol, a sicrhau cyfathrebu da. Mae'n gofyn am brosesau clir sy'n cynnwys rhannu, llwybrau cyfeirio, asesu risg a chyfranogiad mewn cyfarfodydd amlasiantaeth lleol ac adolygiadau achos.

Mae'r enghreifftiau ymarfer sy'n dilyn yn dangos sut mae landlordiaid cymdeithasol Gwent yn defnyddio gwaith amlasiantaeth i sicrhau ymatebion cydlynol effeithiol. Isod mae prosesau sefydliadol eraill wedi'u hamlinellu i ddisgrifio sut y gallant fod yn effeithiol o fewn y sefydliad.

Cymryd rhan yng Nghynhadledd Ffôn Cam-drin Domestig Gwent – Cymdeithas Dai Tai Calon

Mae Cynhadledd Ffôn Cam-drin Domestig Gwent (DACC – Domestic Abuse Conference Call), yn broses rhannu gwybodaeth amlasiantaeth a gyflwynwyd gan Heddlu Gwent yn 2011.
Mae Heddlu Gwent yn rhannu gwybodaeth am achosion o gam-drin domestig bob dydd; caiff gwybodaeth ei rhannu i ddechrau trwy'r gronfa ddata SharePoint.
Yna mae'r heddlu yn penderfynu pa achosion fydd yn cael eu trafod yn ystod y gynhadledd ffôn, yn seiliedig ar asesiad risg, ailadrodd, materion bregus ychwanegol ac a roddwyd caniatâd i rannu. Mae'r heddlu hefyd yn cadeirio'r cynadleddau ffôn; trafodir achosion yn ddyddiol, gweithredir y camau a gytunwyd arnynt a nodir y sefydliadau sy'n gyfrifol.
Mae pob partner Byw Heb Ofn yn cymryd rhan yn y DACC, er bod rhai ardaloedd o fewn awdurdod lleol Gwent bellach yn gweithredu dull SharePoint yn unig ac nid ydynt yn ymuno yn y gynhadledd ffôn.

Dull Tai Calon yn y weithdrefn Cynhadledd Ffôn Cam-drin Domestig (DACC)

Mae dau aelod o staff o dîm ymddygiad gwrthgymdeithasol (YG) Tai Calon yn cymryd cyfrifoldeb am wirio'r SharePoint a galw'r DACC yn ddyddiol.
Ar ôl gwirio SharePoint, mae'r ymgynghorydd YG yn nodi a oes unrhyw achos yn cynnwys tenant; mae tenantiaid Tai Calon yn aml yn ymddangos ar SharePoint ac fe'u trafodir yn y rhan fwyaf o DACC dyddiol. Cyn y gynhadledd ffôn, mae staff Tai Calon yn gwirio hanes tenantiaid trwy eu cronfa ddata eu hunain.
Mae’r ymgynghorydd YG yn nodi unrhyw adroddiadau blaenorol o gam-drin domestig, gan gynnwys unrhyw gyswllt neu ymyriadau gan Tai Calon, megis ymweliadau lles neu wella diogelwch (target hardening). Maent hefyd yn nodi unrhyw waith cynnal a chadw, adroddiadau YG, neu faterion tenantiaeth eraill a all fod yn arwyddocaol.
Yna mae'r ymgynghorydd YG yn cymryd rhan yn y gynhadledd ffôn gan rannu gwybodaeth, cofnodi gwybodaeth arwyddocaol gan asiantaethau eraill a chynnig ymyriadau priodol, megis gwiriadau lles, gwella diogelwch neu gyfeirio.
Mae'r DACC wedi cael effaith fawr ar ddull Tai Calon tuag at gam-drin domestig: "Fe wnaeth cymryd rhan yn DACC Gwent agor ein llygaid i gam-drin domestig," meddai aelod o staff. "Bu’n sbardun i sicrhau bod staff wedi'u hyfforddi'n well, ac yn sbardun i gynnal gwiriadau lles o achosion o gam-drin domestig."

Cymryd rhan yng Nghynhadledd Amlasiantaeth ar Asesu Risg (Multi-Agency Risk Assessment Conference - MARAC) Cymdeithas Dai Bron Afon

Mae gan Gymdeithas Dai Bron Afon aelod o staff penodol sy'n gweithio ar achosion o gam-drin domestig. Mae hyn yn cynnwys mynychu cyfarfodydd MARAC Torfaen, p'un a fydd tenant yn cael ei drafod ai peidio. Cyflwynodd Bron Afon y polisi hwn oherwydd:
• Mae presenoldeb rheolaidd yng nghyfarfodydd MARAC wedi galluogi Bron Afon i feithrin perthynas a chydweithio ag asiantaethau eraill, cynyddu dealltwriaeth, adeiladu ymddiriedaeth ac ewyllys da
• Mae'n codi ymwybyddiaeth ymysg asiantaethau eraill o sut y gall landlordiaid cymdeithasol helpu i fynd i'r afael â cham-drin domestig fel rhan o waith cydweithio amlasiantaeth
• Mae'n galluogi Bron Afon i gael gwybodaeth sydd wedi helpu i gadw tenantiaid yn ddiogel
• Mae'n galluogi Bron Afon adeiladu enw da fel landlord cymdeithasol sy'n dangos tosturi ac wedi ymrwymo i fynd i'r afael â cham-drin domestig
• Mae Bron Afon wedi cynnig cefnogaeth mewn cyfarfodydd MARAC i ddioddefwyr nad ydynt yn denantiaid
• O ganlyniad, mae Bron Afon yn derbyn ymholiadau gan asiantaethau eraill am ei chefnogaeth i ddioddefwyr cam-drin domestig
Enghreifftiau o gamau a roddwyd i Bron Afon yn MARAC:
• cynnig cryfhau diogelwch i denantiaid a oedd wedi gwrthod i’r heddlu gryfhau diogelwch (derbyniwyd cynnig Bron Afon)
• Cadarnhau cais am statws tenantiaeth ar y cyd neu unigol, gyda’r angen i ddilyn cais ar y cyd am denantiaeth i fyny oherwydd pryderon sylweddol o risg i oedolyn a risg i blant
• Edrych ar hanes YG tenantiaid, a fyddai'n darparu sail ar gyfer gwaharddeb yn erbyn y troseddwyr
Cynigion o gefnogaeth gan Bron Afon i ddioddefwyr nad ydynt yn denantiaid:
• Mynediad i wasanaeth cyfeillio Bron Afon
• Ailgartrefu gwraig anabl, a aseswyd fel achos risg uchel o gam-drin domestig ond na allai gael mynediad i leoedd lloches oherwydd ei hanableddau. Bu i Bron Afon ailgartrefu’r ferch yn gyflym, a gwneud addasiadau anabledd i'r eiddo

Hyfforddiant Staff

Mae angen i staff wybod sut i gyfeirio'n briodol, sut i ddefnyddio offer a phrotocolau cyffredin yn effeithiol, a sut y gallant gyfrannu at ymateb cymunedol cydlynol. Os nad yw staff yn deall y gweithdrefnau hyn, bydd yn effeithio ar eu gallu i ymateb yn briodol.

Dyrannu staff

Mae angen dyrannu staff i fynychu cyfarfodydd amlasiantaeth megis MARAC, ac mae angen i’r timoedd gael y gallu i fod yn bresennol. Er mwyn sicrhau cysondeb, mae'n well fel arfer os yw'r un aelod o staff yn mynychu pob cyfarfod.
Yn ystod yr ymgynghoriad tenantiaid a defnyddwyr gwasanaeth Byw Heb Ofn, gwnaethpwyd y sylw hwn gan aelod o staff a oedd mynd gyda chleient o asiantaeth arall: "Mae'n bwysig iawn fod tai yn mynychu cyfarfodydd fel POVA - nid yw'n ddefnyddiol pan nad yw staff tai mewn cyfarfodydd; mae’n golygu nad ydynt yn ymwybodol o’r wybodaeth bwysig ddiweddaraf - ni allant hefyd werthfawrogi'r cymhlethdodau, yr hanes a'r materion. "

Polisïau a Gweithdrefnau

Mae polisïau a gweithdrefnau clir yn sicrhau bod y staff yn gwybod y llwybrau cyfeirio priodol. Maent yn galluogi cysondeb, ac yn effeithio'n uniongyrchol ar allu'r sefydliad i ymateb yn effeithiol ac yn gwybod sut i gyfeirio’n briodol i asiantaethau neu grwpiau aml-asiantaeth eraill.

Protocolau rhannu gwybodaeth

Gall protocolau rhannu gwybodaeth ychwanegu eglurder i'r hyn a ganiateir, ac mae'n ychwanegu atebolrwydd. Mae protocolau rhannu gwybodaeth yn creu safonau gofynnol y mae pawb yn cytuno i weithio tuag atynt, sydd o gymorth i adeiladu ymddiriedaeth trwy liniaru pryderon ynghylch gwahanol arferion gwaith.

Diwylliant sefydliadol

Gall sefydliadau sy'n wrth risg neu'n amddiffynnol ynghylch cynnwys eraill, arwain at weithwyr proffesiynol yn fwy cyndyn o rannu gwybodaeth gydag asiantaethau eraill. Mae hyn yn ei dro yn rhwystro ymagwedd gydlynol, gan fod staff yn cael eu hatal rhag gweld cyfranogiad eraill a dysgu o'u dealltwriaeth. Gall hyn arwain at fylchau mewn gwybodaeth a’r posibilrwydd o ddyblygu.